Transparantie, duidelijke gedeelde sociale normen en heldere afspraken: dat zijn de belangrijkste voorwaarden voor succesvol zelfroosteren. BibliotheekWerk deed daar tussen februari en mei 2019 in opdracht van de sociale partners onderzoek naar. Het onderzoeksrapport bevat een inventarisatie van de huidige stand van zaken, aanbevelingen en praktijkvoorbeelden.
Aanleiding onderzoek en wat levert zelfroosteren op?
In 2011 hebben vijf bibliotheken ESF-subsidie aangevraagd voor een pilot zelfroosteren. De sociale partners hebben BibliotheekWerk gevraagd hoe nu zelfroosteren bij bibliotheken verloopt en welke effecten zelfroosteren heeft.
Uit het onderzoek blijken de volgende voordelen van zelfroosteren:
- het verantwoordelijkheidsgevoel binnen de teams kan toenemen;
- de capaciteitsplanning wordt vaak beter met zelfroosteren;
- medewerkers kunnen werken privé beter afstemmen;
- de organisatie kan medewerkers efficiënter inzetten;
- de tijd die de organisatie besteedde aan roosteren wordt vaak gebruikt voor de ontwikkeling van medewerkers en organisatie;
- leidinggevenden geven aan meer op hun kerntaken te kunnen focussen.
Transparantie
Roosteren op transparante wijze betekent dat iedereen op een gelijke wijze wordt behandeld, terwijl tegelijkertijd rekening wordt gehouden met individuele roosterwensen. Bibliotheken gaan bij zelfroosteren uit van een vast terugkerend basisrooster. Daarin staat een beperkt aantal tijdvakken open die door middel van zelfroosteren gekozen kunnen worden. Dit vereist dat er binnen het zelfroostersysteem naast flexibiliteit ook ruimte is voor maatwerk en vaste afspraken.
Wel of geen teamgevoel
Zelfroosteren kan de bestaande dynamiek binnen een team versterken. Zo kan een team hechter worden door zelfroosteren en meer verantwoordelijkheidsgevoel krijgen. Maar als medewerkers elkaar niet kennen en afspraken onduidelijk zijn, bijvoorbeeld na reorganisatie, dan leidt zelfroosteren tot meer onzekerheid en wordt het teamgevoel juist aangetast. Het is ook van groot belang om medewerkers mee te nemen in de overwegingen en de regelmogelijkheden die zij zelf hebben bij de invoering van zelfroosteren. Succesvol gebruik van zelfroosteren heeft vaak tijd nodig, met ruimte voor het verbeteren en passend maken van het roostersysteem.
Aandachtspunten voor bibliotheken
Uit de analyse in het rapport volgen een aantal aandachtspunten voor bibliotheken die met zelfroosteren aan de slag willen.
- Start zelfroosteren in een klein team dat enthousiast is.
- Zorg voor een goed functionerend roostersysteem, zodat het duidelijk en overzichtelijk is.
- Bied als organisatie voldoende rust en zekerheid (geen reorganisatie).
- Houd als je begint met zelfroosteren het bestaande rooster nog in tact.
- Neem de tijd voor evaluaties en maak het systeem passend voor de organisatie.
- Zie zelfroosteren niet als een besparing, maar als een investering.
- Informeer nieuwe medewerkers over het systeem en het gedrag richting collega’s dat daarbij hoort (zorg voor gedeelde sociale normen).
- Besteed als leidinggevende eventueel vrijgespeelde tijd aan ontwikkeling van medewerkers.
- Richt het roostersysteem zo in, dat het rekening houdt met verschillende expertises.
- Geef medewerkers invloed op de verbetering van het roostersysteem.
- Houd als verantwoordelijke voor zelfroosteren actief de vinger aan de pols wat betreft werkbeleving en sociale druk.
