Judith van Bakergem is manager M&C en HR bij ZB Bibliotheek van Zeeland. Zij werkt bij de bibliotheek sinds 2016; een organisatie die behoorlijk in ontwikkeling is. De bibliotheek heeft een koers uitgestippeld voor de inmiddels komende 1,5 jaar om te kunnen aansluiten bij alle maatschappelijke ontwikkelingen. En toen kwam de Strategische Personeelsplanning (SPP) leergang op Judith haar pad. Een mooie kans om even stil te staan bij de gekozen koers en de focus scherp te stellen.
Net zoals veel andere bibliotheken, staat ZB Bibliotheek van Zeeland voor een flinke uitdaging van hoge uitstroom de komende 3 tot 5 jaar. Daarnaast is de organisatie behoorlijk in ontwikkeling om aan te sluiten bij de maatschappelijke behoeften. Maar om die ontwikkelingen en de hoge uitstroom te kunnen combineren, is er behoefte aan meer inzicht. Voor Judith een reden om deel te nemen aan de leergang strategische personeelsplanning. Judith: ´Ik wilde niet alleen weten welke mensen er uitstromen en wat zij meenemen aan kennis en ervaring, maar ook wie we aan instroom nodig hebben en welke medewerkers ontwikkeling we moeten ondersteunen om onze ambities waar te maken. Om die puzzelstukjes bij elkaar te brengen, hebben we strategische inzichten nodig over waar we naartoe willen en hoe onze huidige en toekomstige personeelsbezetting daarin past.´
Inzicht in uitdagingen en ontwikkelingen
´Onze grootste uitdaging de komende jaren is de uitstroom, zowel in kwantiteit als kwaliteit´, voegt Judith toe. ´Hebben we straks de juiste vaardigheden in huis om te groeien en in te spelen op wat er komen gaat? Dat is essentiële informatie om te kunnen begrijpen waar onze huidige medewerkers zich verder in kunnen ontwikkelen en welke nieuwe talenten we moeten aantrekken. De SPP-leergang bracht ons deze inzichten. We bepaalden de omgeving van de bibliotheek, de ontwikkelingen en uitdagingen, en brachten die in verband met onze huidige en toekomstige personeelsbezetting. Hierdoor kwamen we er via de eerste inzichten achter waar we ons op moeten richten en waar een gap is. Deze inzichten zijn we nu nog verder aan het onderzoeken”
Maatschappelijke ontwikkelingen
Als bibliotheek wil je graag meebewegen met wat er in de maatschappij gebeurt. En er gebeurt een hoop! Denk aan de ontwikkelingen in het onderwijs om achterstanden in te lopen of initiatieven om taalvaardigheid te bevorderen. Het is belangrijk dat bibliotheken hierop aansluiten. ´We willen flexibel zijn en ons aanpassen aan wat de maatschappij nodig heeft. Zo zien onze taken er nu heel anders uit dan een aantal jaren geleden. We kijken nu veel meer naar hoe we de behoeften van de samenleving kunnen vertalen naar onze dienstverlening. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden waar we als sector niet eerder of minder mee te maken hadden.´
Innoveren, netwerken en ondernemen
´Tijdens de leergang hebben we geleerd hoe we op deze maatschappelijke uitdagingen kunnen inspringen. We hebben een aantal competenties bepaald die voor ons belangrijk zijn o.a.: innoveren, netwerken en ondernemend zijn. Momenteel hebben we op dat vlak nog niet voldoende expertise in huis, dus moeten we daaraan werken om klaar te zijn voor de toekomst. Daarnaast verwachten we een hoge uitstroom op cruciale sleutelposities en moeten we nu al plannen maken om die posities op te vullen en kwaliteiten in huis te halen.
In de leergang gebruikten we een handige tool om onder andere de pensioengerechtigde leeftijden van ons personeel in kaart te brengen en te koppelen aan hun competenties. Hiermee kunnen we zien welke vaardigheden we in de toekomst zullen verliezen en wie er klaar is om door te groeien. De tool bevat echt enorm veel analyses die je aan elkaar kunt koppelen. Daar zijn we nu nog verder mee aan het ontdekken, de tool aan het invullen en uiteindelijk de speerpunten daaruit verder te koppelen aan onze missie, visie en (strategische) doelstellingen. Het is heel fijn om daarmee te werken en op basis van die analyses een strategie bepalen.´
Draagvlak creëren
Judith is de aangewezen persoon om het strategisch personeelsbeleid te integreren in de bibliotheek. Maar uiteindelijk is het een managementinstrument. ´Het is aan het MT om te beslissen welke analyses relevant zijn en welke prioriteiten we moeten stellen. Zij, samen met onze coördinatoren kennen onze medewerkers het beste, weten wat hun groeipotentieel is en welke ambitie ze hebben.´ Daarom is steun vanuit het managementteam en leidinggevenden van groot belang. ´De leergang helpt je ook draagvlak voor strategische personeelsplanning te creëren. Ik kreeg zelfs ondersteunend materiaal mee, zoals een visuele weergave van strategische personeelsplanning en een presentatie om het verhaal over het belang van SPP te kunnen onderbouwen.´
Lessen om te delen
Judith heeft verschillende waardevolle lessen geleerd tijdens de leergang. Hieronder volgt een opsomming:
- Het is essentieel om je personeelsbezetting te koppelen aan je ambities. Zo kun je effectief schakelen tussen wat je wilt bereiken, hoe je je personeel daarvoor kunt inzetten en wat je eventueel nog mist. Je moet aan alle knoppen draaien.
- Ga aan de slag met strategische personeelsplanning, vooral als je in een veranderingsproces zit en te maken hebt met uitstroom. Het geeft je een duidelijk beeld van waar je de focus moet leggen. Daardoor kun je beter begrijpen wat je in de toekomst nodig hebt en hoe je je personeel moet inzetten, en waar je eventueel naar op zoek moet.
- Strategische personeelsplanning stimuleert de goede discussie binnen je organisatie over hoe je de ontwikkeling van medewerkers ziet. Het gaat om het bespreekbaar maken van ambities, wanneer iemand ambities heeft en hoe je denkt over iemands ontwikkeling. Het is goed om deze discussies te voeren, want er kunnen verschillende opvattingen zijn over wie kan doorgroeien en wie niet.
Over de leergang
´Wat ik vooral leuk vond, was de combinatie van drie totaal verschillende bibliotheken. Het was interessant om te ontdekken dat we allemaal vergelijkbare ambities en uitdagingen hebben, ondanks onze regionale verschillen. Hierdoor konden we veel ervaringen uitwisselen. Ik ben enorm enthousiast over de leergang!´
Meer informatie
- Lees meer informatie over strategisch personeelsbeleid in het online magazine van BibliotheekWerk
- Bekijk verschillende tips en praktijkvoorbeelden
