Hoe willen jouw medewerkers zich verder ontwikkelen en hoe staat het ervoor met hun werkplezier? Gedurende het jaar voer je als HR-professional of leidinggevende verschillende gesprekken over wensen, behoeften en verwachtingen. BibliotheekWerk heeft een gesprekskaart ontwikkeld die je kunt gebruiken als hulpmiddel bij dit soort gesprekken. We hebben diverse vragen hierover ontvangen van HR-professionals. Daarom delen wij de Q&A´s die gaan over de gesprekskaart, hoe je deze kunt inzetten binnen de organisatie en om het goede gesprek te stimuleren.
De gesprekskaart is een interactief hulpmiddel dat zowel leidinggevenden en HR-professionals als medewerkers kunnen gebruiken om op een prettige manier met elkaar in gesprek te gaan. Bijvoorbeeld over de inzet van talenten, gezondheid, ontwikkeling, goed functioneren en werken met plezier. Je vindt de gesprekskaart op onze website.
Over de gesprekskaart
Hoe is de gesprekskaart opgezet?
De gesprekskaart is ontwikkeld aan de hand van de theorie van het Job-Demands-Resources model en de Person-Job fit en Person-Organisation fit-benadering. Hierbij gaat het om de balans tussen persoon en werk. Oftewel: tussen de kennis, vaardigheden, attitude en motivatie van de medewerkers enerzijds en de context waarin het werk plaatsvindt anderzijds. Is er sprake van balans, dan voelt de medewerker zich gezond, heeft hij plezier in zijn werk en presteert hij goed. Is de balans verstoord, dan is er sprake van stress, ontevredenheid en minder goede werkprestaties.
Waar begin je met de gesprekskaart?
Het is aan te raden om jaarlijks een aantal formele gesprekken te voeren met medewerkers. In de gesprekskaart vind je hiervoor een logische cyclus. Logischerwijs begin je bij het planningsgesprek. Tijdens dit gesprek maak je afspraken over werkzaamheden en verantwoordelijkheden voor de komende periode: welke werkzaamheden en projecten komen eraan? Waar gaat iemand zich voor inzetten, wat past bij diegene en wat heeft hij of zij nodig? De voortgangsgesprekken kun je vervolgens naar behoefte invullen, maar minimaal 1x per jaar is aan te raden.
Hoe kun je als HR-professional de gesprekskaart het beste inzetten?
Als HR-professional of leidinggevende ben je continue in gesprek met medewerkers en houd je jaarlijks structurele gesprekken De gesprekskaart is bedoeld om deze gesprekken te ondersteunen. Het geeft houvast in de thema’s, onderwerpen en vragen die je kunt stellen tijdens zo’n gesprek, alsook de oplossingen die je kan bieden. Denk aan gesprekken als het maken van werkafspraken, het voeren van een vitaliteitsgesprek en het houden van een (loopbaan)ontwikkelgesprek.
Over de gesprekskaart en de organisatie
Wat is er nodig binnen de organisatie om met de gesprekskaart aan de slag te gaan?
Het is belangrijk om eerst het proces van de gesprekscyclus te bespreken en dit vast te stellen in het MT. Onderstaande vragen kunnen je daarbij helpen:
- Hoe willen we dat het proces eruitziet en wat is passend binnen onze organisatie?
- Hoe vaak en wanneer gaan we een gesprek voeren?
- Wat voor soort gesprekken willen we voeren?
- Wat is het doel van ieder gesprek?
- Wat verwachten we van de HR-professional, leidinggevende en van de medewerker?
- Hoe en waar leggen we de afspraken vast en wie doet dit?
Kun je de gesprekskaart erbij houden tijdens gesprekken met medewerkers?
Ja, dit is heel zinvol! Je kan de gesprekskaart samen doorlopen en bewust stilstaan bij hoe iemand een bepaald onderwerp beoordeeld. Bij elk thema staan vragen die je kunt stellen. Zo hoef je deze niet zelf te bedenken. Denk aan: waar word je blij van in je werk en/of wat vind je belangrijk in je werk? Voor extra informatie en uitleg kan je in de gesprekskaart op de pijltjes klikken.
Kun je de gesprekskaart naar medewerkers sturen om hen voor te bereiden op een gesprek?
Ja, maar stuur daarbij altijd een uitleg wat je van medewerkers verwacht qua voorbereiding en maak het doel van het gesprek helder. De gesprekskaart is dusdanig uitgebreid dat je er diverse gesprekken mee kunt voeren. Wat voor soort gesprek wil je voeren met elkaar en wat vraagt dat aan voorbereiding van deze medewerker?
De gesprekskaart is ook ontworpen voor medewerkers. Dankzij de gesprekskaart kunnen zij regie nemen over hun inzetbaarheid en werkplezier.
Over de gesprekskaart en het goede gesprek
Wat is er nodig om goede gesprekken te voeren en hoe kan de gesprekskart hierbij helpen?
Om een goed gesprek te voeren, bepaal je van tevoren welk gesprek je wil voeren en wat het doel is. Bereid je voor per medewerker op de thema’s die je bespreekbaar wil maken (hetzelfde geldt voor de medewerker). De gesprekskaart maakt inzichtelijk welke thema’s je bespreekbaar kan maken om tot goed functioneren en ontwikkeling te komen. Je hoeft dus niet alle thema’s te bespreken, maar met name degene die relevant zijn gezien de situatie.
Tip: Door vaker een gesprek te hebben, kun je de diverse thema’s verspreiden over de gesprekken.
Waar moet je op letten bij het voeren van een goed gesprek?
- Bereid je goed voor op het gesprek
- Neem de tijd voor het gesprek
- Ga open het gesprek in, in een veilige en vertrouwelijke sfeer
- Probeer de situatie van verschillende kanten te bekijken en de kern te pakken
- Wees niet bang om eerlijke/oprechte feedback te geven, met ontwikkeling als uitgangspunt
- Stimuleer de medewerker om zelf na te denken over oplossingen en mogelijkheden
- Bovenal: wat kan je doen als leidinggevende om wat voor de medewerker te betekenen; wat is je rol en verantwoordelijkheid hierin?
Wanneer voer je welk gesprek?
Het liefst ben je continue met in elkaar gesprek. Bijvoorbeeld tijdens maandelijkse bila’s over de voortgang en werkplezier. Voor de wat meer formele gesprekken, zijn minimaal 2 of 3 gesprekken per jaar prettig.
Bedenk wat logische momenten in het jaar zijn om deze gesprekken te voeren. Bijvoorbeeld aan het begin of einde van het jaar. Maar ook halverwege het jaar om bewust te reflecteren en naar het werk en de persoon te kijken.
