Sneller innoveren met HR-netwerk

Bron: Bibliotheekblad, nummer 8 – 12 okt 2018

De transitie van een traditionele uitleenbibliotheek naar een bibliotheek met een maatschappelijke en educatieve functie brengt een toename en verandering van HR- en arbeidsmarktvraagstukken met zich mee. ‘Met een landelijk HR-netwerk en de komst van een online platform spelen we in op deze transitie en kunnen medewerkers en directeuren met HR in het takenpakket blijven vernieuwen en meegaan met veranderingen’, zegt Jan Gommer, voorzitter Stichting BibliotheekWerk en directeur FlevoMeer Bibliotheek.

In 2016 blijkt uit een peiling van de Samenwerkende POI’s Nederland (SPN) dat de bibliotheekbranche behoefte heeft aan een landelijk HR-netwerk. Een vervolgonderzoek van Stichting BibliotheekWerk in 2018 (zie kader) toont wederom aan dat er behoefte is aan samenwerking en het onderling delen van kennis, expertise en innovaties. Stichting BibliotheekWerk, SPN, Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en de Koninklijke Bibliotheek (KB) hebben de handen ineengeslagen en maken werk van een landelijk HR-netwerk en een online platform. Zij zijn een project gestart en de eerste reacties zijn ronduit positief te noemen. Bestaande lokale en regionale HR-kringen sluiten zich aan en nieuwe kringen ontstaan.

Meer samenwerking

‘Het fijne van onze branche is dat daarin veel kennis en expertise aanwezig is’, stelt Gommer. ‘Maar deze kennis is ook versnipperd. Het HR-netwerk is de uitgelezen mogelijkheid om HR-professionals samen te brengen, zodat de aanwezige kennis kan worden uitgewisseld. Als je elkaars expertise gebruikt, kun je zowel het operationele als strategische niveau versterken. En je kunt meer samenhang aanbrengen tussen de verschillende HR-onderwerpen.’
Tineke van Ham, voorzitter SPN en initiator van het netwerk, sluit zich bij deze woorden aan. ‘Om beter in te spelen op HR-vraagstukken en echt te kunnen innoveren, is meer samenwerking nodig. Er wordt veel van medewerkers gevraagd. Dat faciliteren met goed HR-beleid, is een belangrijke rol voor HR-medewerkers. Het samen organiseren van een landelijk opleidings- en ontwikkelingsplatform moet je echt samen in de branche doen. Ook daarover kun je in het HR-netwerk sparren. Je kunt er kennis delen en ophalen, en vragen uitzetten.’

Op welk gebied dienen medewerkers zich dan te ontwikkelen? ‘De nieuwe competenties die zij zich eigen moeten maken, liggen bijvoorbeeld op het gebied van digitale vaardigheden, presenteren, kennis van lokale netwerken, maar ook interdisciplinair samenwerken. Je ziet allerlei samenwerkingsrelaties ontstaan, lokaal en regionaal. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat het niet eenvoudig is om daar direct succesvol in te zijn’, geeft Jan Gommer toe.

Online platform

Om ervoor te zorgen dat de aanwezige kennis volop door zoveel mogelijk mensen gedeeld wordt en dat er samenhang blijft in de aansturing en ontwikkeling van bibliotheken, wordt er een online platform ontwikkeld. Bibliotheken kunnen met een landelijk dekkend platform op elk moment beschikken over de juiste kennis op het gebied van HR-ontwikkelingen en -vraagstukken. Zo is het voor bibliotheken makkelijker HR-vraagstukken op regionaal, provinciaal en landelijk niveau te agenderen, uit te wisselen en op te pakken. Je ziet dan ook welke thema’s vooral interesse genieten.
Het nieuwe platform wordt geïntegreerd in het bestaande platform Biebtobieb en wordt dé kennisbank voor HR-professionals. ‘Hier vind je straks alle inhoudelijke informatie, welke bijeenkomsten er zijn gepland en welke HR-thema’s je collega’s belangrijk vinden. Je kunt communiceren, informeren, kennis delen en activiteiten aankondigen’, vertelt Gommer.
Naar verwachting is het online platform eind 2018 of begin 2019 gereed. Het landelijke project HR-netwerk zelf loopt in juni van het volgend jaar af. ‘Uiteindelijk werken we ernaartoe dat het netwerk landelijk dekkend en zelfvoorzienend is, waarin medewerkers gevraagd en ongevraagd thema’s delen’, zegt Gommer. Van Ham is niet bang dat het netwerk na het project inzakt. ‘Het is de rol van SPN om bibliotheken te ondersteunen bij hun taak om voor zoveel mogelijk mensen bij te dragen aan hun persoonlijke ontwikkeling en het vergroten van hun maatschappelijke kansen. De onderlinge verbindingen zijn gelegd, het HR-netwerk voorziet in een behoefte en de professionals weten elkaar te vinden. De aanjaagrol die de projectleider nu vervult, wil SPN na afloop van het project met plezier overnemen.’

HR-update

Als voorloper van het online platform heeft de projectleider, Mirjam van Zaalen, de HR-update opgezet die als e-mailnieuwsbrief naar inmiddels 155 abonnees gaat. ‘De HR-update bundelt elke drie weken vanuit allerlei kanalen HR-informatie. De HR-update wordt steeds beter gelezen, ook door onze contacten in het land’, zegt Van Ham.
Vanaf januari 2018 vinden er themabijeenkomsten plaats om ervaringen uit te wisselen met andere bibliotheken over belangrijke HR-onderwerpen. Voorbeelden daarvan zijn thema’s als strategische personeelsplanning, vakontwikkeling, duurzame inzetbaarheid, medezeggenschap en de banenafspraak (banen creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt). ‘Deze bijeenkomsten worden drukbezocht door HR-professionals, maar ook directeuren met HR in hun portefeuille’, zegt Van Ham. ‘Het HR-netwerk leeft.’

Duurzame inzetbaarheid

Francis Kat, hoofd P&O van de Openbare Bibliotheek Amsterdam (OBA), volgde het door SBW en in samenwerking met Berenschot georganiseerde professionaliseringstraject Duurzame inzetbaarheid. In die hoedanigheid was ze aanwezig bij de slot- en HR-bijeenkomst op 8 maart. Met ongeveer 25 professionals besprak ze samen met de medestudenten wat duurzame inzetbaarheid precies is en hoe je een strategisch plan hiervoor opstelt. Ook speelde de groep een Dialoogspel. ‘Ons plan bij de OBA is om duurzame inzetbaarheid in alle facetten van het personeelsbeleid terug te laten komen’, vertelt Kat.

Welke onderwerpen vinden HR-professionals belangrijk?

Stichting BibliotheekWerk deed onderzoek onder ruim 150 HR-professionals en directeuren met HR in het takenpakket. De respons was een fraaie 71 procent. Uit het onderzoek blijkt dat 59 procent van de ondervraagden behoefte heeft aan een landelijk HR-netwerk. Het onderzoek maakt verder duidelijk welke onderwerpen in 2018 en 2019 hoog of juist laag op de HR-agenda staan. Competentieontwikkeling en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) waren onderwerpen die bij vrijwel alle ondervraagden hoog op de agenda stonden. Arbeidsmarktanalyse en diversiteitsbeleid waren bijna niet terug te vinden in de HR-agenda’s.

Jan Gommer heeft wel een verklaring voor deze uitkomsten. ‘In de agenda van HR-professionals staan vooral onderwerpen die direct invloed uitoefenen op de eigen werkvloer. Het is verklaarbaar dat in deze transitiefase het beleid vooral hierop afgestemd wordt. De meer abstracte thema’s, waarvoor je ook landelijk afspraken moet maken, staan wat verder van de lokale agenda af. Dat is niet erg, want dat wordt op landelijk niveau aangepakt. Het is trouwens niet zo dat je over twee jaar precies dezelfde uitkomsten krijgt. Dan scoren er weer heel andere onderwerpen hoog. Dat schuift mee met de tijd. Dat is ook het mooie van het netwerk. Je kunt deze ontwikkeling goed volgen, zodat je behoefte gestuurd, adequaat en goed kunt voorzien in de vraag die er leeft op de werkvloer.’

Door het online platform, de HR-update en de themabijeenkomsten vindt kennisdeling plaats op landelijk niveau. Dat betekent niet dat alles landelijk moet verlopen. In het hele land ontstaan nieuwe lokale en regionale HR-kringen, zoals in Noord- en Zuid-Holland, in Zeeland, Noord-Brabant en Limburg, en in Utrecht, Gelderland en Overijssel. Dit zijn groepjes van acht tot tien HR-professionals die zo’n drie keer per jaar bij elkaar komen om kennis en ervaringen met elkaar uit te wisselen.

Francis Kat is lid van de HR-kring Noord- en Zuid-Holland die al langer bestaat en nu deel uitmaakt van het HR-Netwerk. Zij begon in 2017 met haar werkzaamheden voor de OBA en heeft daarvoor nooit in de bibliotheekbranche gewerkt. De HR-kring was volgens haar dé mogelijkheid om wegwijs te worden in de branche. ‘Het is heel fijn om te kunnen sparren met professionals uit de branche. Als nieuwkomer vind ik het erg fijn om tips te krijgen.’
Volgens Kat gaat het lidmaatschap van de HR-kring verder dan de drie vrijwillige bijeenkomsten per jaar. ‘De kring maakt het ook makkelijk om gewoon even iemand op te bellen of om een aparte afspraak te maken. Ook gebruiken we een groepsmail waarin informatie wordt gedeeld.’ Francis Kat vindt het bijzonder dat iedereen zo open en behulpzaam is in de bibliotheekbranche. ‘Ik heb hiervoor bij commerciële organisaties gewerkt, waarin informatie absoluut niet gedeeld werd. Maar in de bibliotheekbranche is dat anders. Wat dat betreft lijken we net collega’s van elkaar.’

‘We krijgen wel meer positieve reacties terug’, zegt Gommer. ‘Mensen die graag mee willen doen met de kringen. Ze vinden het fijn om met mensen in de buurt te kunnen sparren en vraagstukken te bespreken. Vaak zijn het eenlingen in een organisatie, zoals een HR-adviseur, directeur of hoofd front-office met HR-taken. Dan is het prettig dat je de inhoud een keer met collega’s uit andere organisaties kunt bespreken.’

Hoe kun je je aansluiten bij een HR-Kring?

‘Je kunt contact opnemen met de projectleider Mirjam van Zaalen (mirjam@detrainingszaak.nl of bibliotheekwerk@caop.nl). Zij benadert een bestaande HR-kring uit de buurt en kijkt of je je daarbij kunt aansluiten. Als een bestaande HR-kring vol zit, benadert zij nog meer professionals en volgt er een oproep in de HR-update voor het vormen van een nieuwe kring.’