In het voorjaar van 2023 volgden drie bibliotheken de leergang Strategische Personeelsplanning (SPP). In dit interview vertelt trainer Ilse Huizinga van MOON meer over het ontstaan van de leergang, welke actiepunten aan bod zijn gekomen én wat bibliotheken zelf kunnen doen om aan de slag te gaan met SPP.
Inzicht in ontwikkelingen en aandachtsgebieden
In de bibliotheekbranche zijn allerlei ontwikkelingen gaande die personele uitdagingen met zich meebrengen. Denk aan toenemend vertrek van pensioengerechtigde medewerkers, krapte op de arbeidsmarkt en nieuwe vaardigheden die bibliotheekmedewerkers moeten leren om bij te blijven met de wereld van nu. Door deze ontwikkelingen voelen veel bibliotheken de noodzaak om na te denken over een toekomstbestendig personeelsbestand. Uit de inspiratiesessies van BibliotheekWerk over SPP kwam naar voren dat zij daar graag ondersteuning bij krijgen.
Daarom organiseerde BibliotheekWerk de leergang Strategische Personeelsplanning, gegeven door Ilse Huizinga van MOON. Ilse vertelt: “SPP betekent kijken naar de toekomst. Je kijkt bijvoorbeeld drie jaar vooruit. Wat wil je dan bereikt hebben en welke ontwikkelingen komen op je pad? Als je dat weet, kun je in kaart brengen wat dit betekent voor het toekomstig gewenst personeelsbestand, hoeveel medewerkers heb je bijvoorbeeld nodig (kwantiteit) en over welke kennis, vaardigheden en competenties zij moeten beschikken (kwaliteit). Dan kun je proactief aan de slag met het werken aan een toekomstbestendig personeelsbestand.”
Aan de slag met SPP
In de aanpak onderscheidt MOON vijf stappen van SPP. Tijdens de leergang gingen de deelnemers aan de slag met deze stappen. Ilse: “De voorbereiding is het belangrijkst. Dit komt eigenlijk nog aan bod voor de eerste stap van SPP. ” De eerste workshop stond daarom in het teken van de ontwerpfase. Het doel was om een traject op maat te maken met en voor de deelnemende bibliotheken. In de daaropvolgende workshop keken we naar het toekomstbeeld. Met welke externe en interne ontwikkelingen hebben bibliotheken te maken? En wat zijn de gewenste kwaliteiten en de kwantiteit van het toekomstig personeelsbestand?
“Maar dan ben je er nog niet. Je moet ook kijken naar je huidige personeelsbestand en nagaan wat de verschillen zijn tussen huidig en gewenst personeelsbestand. Je wilt weten wat er nodig is om te kunnen inspelen op interne en externe ontwikkelingen.” In de derde workshop gingen de deelnemende bibliotheken daarom aan de slag met het maken van een gap-analyse in het licht van de toekomst. Gekeken werd naar de kwaliteiten bij het personeel, het ontwikkelpotentieel, de aandachtspunten en wat er te doen is. Daaruit volgden voor elke bibliotheek drie speerpunten waar zij zich op focusten gedurende de leergang.
Van speerpunten naar oplossingen en aanpak
In de vierde en laatste bijeenkomst werkten de deelnemers hun speerpunten voor een toekomstbestendig personeelsbestand uit. Die speerpunten moet je goed in beeld hebben en goed formuleren, vindt Ilse, want dan zie je ook beter wat je moet doen. “Je ziet vooral welke interventie of actie goed past bij de opbouw van jouw personeelsbestand. Bovendien kun je niet alles tegelijk doen en helpen de speerpunten je keuzes te maken. Je moet bepalen wat jou écht gaat helpen om de toekomst goed aan te kunnen en wat het meest effectief is om op te pakken. Dat moet dan je prioriteit zijn.” Na de laatste workshop hadden de deelnemers een eerste aanzet tot een concreet actieplan.
Draagvlak creëren
Het is belangrijk om draagvlak te creëren binnen jouw bibliotheek als je aan de slag gaat met SPP. Op welke manier je leidinggevenden en medewerkers bij het proces betrekt, kan per bibliotheek verschillen. Als tip geeft Ilse mee dat je in de voorbereiding al moet bedenken hoe je medewerkers bij dit proces wil betrekken. “Informeer je ze of laat je ze ook actief participeren? Bijvoorbeeld door medewerkers een teamreflectie te laten maken op cruciale kwaliteiten voor de toekomst. Wat je kiest, hangt af van wat bij je bibliotheek past, wat het doel van het SPP-traject is en welke rol medewerkers daarin kunnen vervullen.”
Om draagvlak bij leidinggevenden en het managementteam van jouw bibliotheek te creëren, is het noodzaak om te bespreken waarom je aan de slag wilt met SPP. “Wat helpt is met elkaar de discussie te voeren over waar de bibliotheek tegen aanloopt op het gebied van personeel. Wat zijn de personele uitdagingen? Zijn er knelpunten en dilemma’s? Zie je bijvoorbeeld veel oudere medewerkers of andere veranderingen aankomen, en welk antwoord kan SPP daarop geven? Door SPP expliciet te bespreken, krijg je een scherper beeld van wat je te doen staat.“
Wat vonden de deelnemers?
‘De aanpak was heel efficiënt en praktisch. Het is ook erg leuk om te horen wat er bij andere bibliotheken speelt en hoe zij in elkaar steken. We hebben veel van elkaar geleerd.’ (Deirdre Carasso, directeur Bibliotheek Utrecht.) Lees wat zij van de leergang SPP vond.
Zelf aan de slag?
Heb jij niet deelgenomen aan de leergang maar wil je wel aan de slag met Strategische Personeelsplanning? In het Hoe boek voor strategische personeelsplanning van Hanneke Moonen staat de methodiek van MOON beschreven. Met dit praktische boek kun je stap voor stap zelf aan de slag met SPP. Neem ook een kijkje op de website van MOON.
