Stuur op de toekomst met strategische personeelsplanning

De ontwikkelingen in de bibliotheeksector dagen bibliotheken uit om zich opnieuw af te vragen wat de visie op de organisatie is. En wat betekent die visie voor de mensen die bij je organisatie werken? Welke talenten en kwaliteiten vraag je van medewerkers om je ambities blijvend te kunnen realiseren? De nieuwe koers vraagt iets anders van medewerkers – en dus ook van HR.

HR-businesspartner Ingeborg Stokx (ABC Huis, Alkmaar) volgde het traject Strategische Personeelsplanning (SPP) van MOON, aangeboden door ProBiblio, en vertelt samen met HR-adviseur Maaike Verhoeven (ProBiblio) welke keuzes dit voor het ABC Huis opleverde en hoe ze focus in het HR-beleid aanbrachten.

SPP om te sturen op duurzame ontwikkeling

‘Strategische personeelsplanning is een heel mooi middel om inzicht te krijgen en te gaan sturen op duurzame ontwikkeling,’ aldus Maaike. ‘De transitie vraagt een andere rol van medewerkers. Functies veranderen, en we vragen andere competenties zoals verandervermogen, eigenaarschap, flexibiliteit en een andere manier van klantgericht werken. Inzichten uit een SPP-traject kunnen helpen om keuzes te maken bij bijvoorbeeld het aannemen van nieuwe medewerkers en voor duurzame coaching en ontwikkeling voor huidige medewerkers.

In 2022 heeft Stichting BibliotheekWerk als pilot drie bibliotheken het SPP-traject met Ilse Huizinga (MOON) laten doorlopen. De bibliotheken waren hier zo tevreden over, dat Probiblio dit traject ook aan de Noord- en Zuid-Hollandse bibliotheken wilde aanbieden. Inmiddels hebben twaalf organisaties (bibliotheken en gecombineerde instellingen) meegedaan. Het ABC-huis is daar een van.

Weet waar je aan gaat werken

Het SPP-traject bestaat uit vier trainingsdagen en bestrijkt een looptijd van ongeveer zeven maanden. Het traject biedt HR-managers, leidinggevenden en de directie de mogelijkheid op een andere manier naar hun organisatie en ambities te kijken. Deze ambities worden concreet gemaakt door het invullen van de zogenoemde Mastertool: je brengt het huidige personeelsbestand in kaart en formuleert de cruciale kwaliteiten die nodig zijn voor een duurzaam en toekomstbestendig personeelsbestand. De GAP-analyse maakt inzichtelijk waar de verschillen zitten met wat je in de toekomst nodig hebt. Hier kun je dan HR-beleid op gaan maken.

Het SPP-traject – aan de slag met cruciale kwaliteiten

In de gesprekken over cruciale kwaliteiten maak je verwachtingen concreet. Je gaat het gedrag dat je verwacht benoemen bij de kwaliteiten die je gezamenlijk hebt vastgesteld. Hierover zegt Ingeborg: ‘Je kijkt opnieuw naar wat je nodig hebt en dat zorgt ervoor dat je de transitie niet makkelijker, maar wel bewuster kunt maken. Wij zijn bijvoorbeeld aan de slag gegaan met werving en selectie: welke vragen stel je bij sollicitaties? Welke kwaliteiten wil je terugzien bij een sollicitant?’

De uitkomst van het SPP-traject is dat je op basis van data en gesprekken nieuwe inzichten krijgt over waar je als organisatie naartoe wil en wat daarvoor nodig is in relatie tot de medewerkers. Dan blijkt bijvoorbeeld dat de innovatieve ambities van de bibliotheek nog niet gerealiseerd kunnen worden omdat je de cruciale kwaliteiten onvoldoende in huis hebt. Vervolgens breng je met GAP-analyse in kaart wat de huidige medewerkers nodig hebben en welke capaciteiten nog missen in de teams om wél aan te sluiten op de ambities van de bibliotheek.

Deel ervaringen en breng focus aan

Bijkomend voordeel is dat er meerdere organisaties deelnemen aan het traject. Ingeborg ziet de uitwisseling als grote meerwaarde. ‘Je merkt hoezeer het leeft binnen de sector. Je steunt elkaar, herkent vraagstukken en leert van elkaars kennis en ervaring.’

Als de focusgebieden helder zijn, is het tijd om de actiepunten op te stellen. Hierbij is het de uitdaging om niet te veel te willen, merkt Ingeborg op. ‘Wij hebben twee speerpunten benoemd, gekoppeld aan HR thema’s, waarbij we ingingen op welke resultaten we willen behalen, welke oplossingen daarbij horen en welke acties we kunnen ondernemen.

Eén speerpunt hebben we uitgebreid uitgewerkt, inclusief welke acties we gaan ondernemen. Een prettige stap die daarin gezet wordt, vanuit de theorie van MOON, is de ‘ritsronde’. Daarin kijk je naar wat je nu al doet en hoe je dit kunt combineren met een te nemen actie. Deze stap gaf ons een bepaalde rust. Zo zorgen we dat we niet twintig nieuwe dingen gaan bedenken, maar dat we de dingen die we al doen, combineren en koppelen aan het speerpunt.’

Iedereen profiteert van SPP

Met SPP zet je een stip op de horizon én trek je de lijn ernaartoe. Omdat je als organisatie op een andere manier naar je doelen kijkt, zorg je ervoor dat je niet van die lijn afwijkt. Het is een lat waarlangs je al je strategische keuzes kunt leggen: wat past bij onze koers, en wat niet? Zo kun je beter inspelen op de veranderende vraag van bezoekers en op de nieuwe taken of faciliteiten die onder de bibliotheek vallen.

‘Het invullen van de Mastertool kan lijken op een manier om medewerkers te beoordelen, maar dat is het absoluut niet. De nadruk ligt op de positieve en opbouwende uitkomsten voor medewerkers,’ zegt Maaike. ‘Daarom is transparante communicatie met de OR en medewerkers essentieel. Als het goed is merken medewerkers dat er juist meer ruimte is voor coaching en ontwikkeling, en dat de kwaliteit van gesprekken verbetert.’

Creëer draagvlak bij collega’s

Bij het ABC Huis heeft het traject vooral positieve reacties gekregen. Ingeborg merkt dat het bij collega’s leeft. We zijn hier als directie, mt, HR en leidinggevenden samen ingestapt. ‘We zeiden tegen elkaar: als we ons hieraan verbinden, verbinden we ons voor het hele traject. We kunnen niet op de helft stoppen. Zo haal je meer uit SPP en creëer je draagvlak. Dat pakte goed uit, want we zijn nu bezig met het jaarplan van 2026/2027 en we zien onderwerpen die naar voren kwamen in het SPP-traject, terugkomen in het jaarplan.’

Wat voor Ingeborg meerwaarde had, is dat naast directie en HR ook een leidinggevende aansloot bij de SPP-sessies. Deze creëerde ook draagvlak bij collega-leidinggevenden. ‘Als het mogelijk is, pak dit traject dan op samen met een HR-collega,’ geeft ze als tip mee. ‘Dit zorgt ervoor dat je kunt sparren over de invulling van de sessies en implementatie in de organisatie. Dat heb ik als heel waardevol ervaren.’

Maaike voegt hieraan toe dat de timing ook belangrijk is. ‘Als je ermee begint, zorg dan dat je het ook goed en professioneel aanpakt, omdat het een behoorlijk groot en complex traject is. Neem er de tijd voor. En houd rekening met de impact. Het is niet iets wat je even een paar uurtjes tussendoor doet. Als ik zie wat de impact is, bijvoorbeeld bij het ABC Huis, is het absoluut de moeite waard. Doen, doen doen!’